一、邀请书的涵义和特点
邀请书也叫邀请函。是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时需要送达他人的书信，是常见的应用文体，也是非常重要的。商务活动邀请函是邀请函的一个重要分支，商务礼仪活动邀请函的主体内容符合邀请函的一般结构，主要是由标题、称谓、正文、结尾和落款组成。
接到对方的邀请后，无论接受与否，出于礼貌，都必须及时答复。通常，应当在接到邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。答复以函件——答复信的形式发出。答复信要简洁，无论是否应邀，语言都应十分热情。一般用第一人称，且必须签名。
基本内容包括:
(1)感谢对方的邀请。
(2)愉快地接受对方的邀请或婉言谢绝对方的邀请。
(3)表达期待赴邀的心情或解释一下不能应邀的理由。
二、邀请书的基本写法
邀请书通常由标题、称呼、正文、结尾和落款五部分组成。
(一)标题
邀请书的标题一般有两种方式构成。单独以文种名称组成。如《邀请书》、《邀请信》。由发文原因和文种名称共同组成。如《关于出席亚太经济发展会议的邀请书》。
(二)称呼
称呼要顶格写被邀请的单位或个人的名称或姓名。也就是要写明主送对象。如“×××大学：”、“××同志：”
(三)正文
邀请书的正文通常要求写出举办活动的内容、活动目的、活动时间、活动地点、活动方式、邀请对象以及邀请对象所作的工作等。
活动的各种事宜务必在邀请书中写清楚、写周详。若附有票、券等物也应同邀请书一并送给主送对象。
若相距较远，则应写明交通路线，以及来回接送的方式等。其它差旅费及活动经费的开销来源、及被邀人所应准备的材料文件、节目发言等等也应在正文中交等清楚。
(四)结尾
结尾处要求写上礼节性的问候语。如“恳请光临”、“致以敬意”等等。
(五)落款
邀请书的落款要署上发文单位名称或发文个人的姓名，署上发文日期。邀请单位还应加盖公章，以求慎重。
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